Controle de frotas de caminhão – Como fazer

Obter o controle de frotas de caminhão é uma tarefa que poucos gestores se preocupam em realizar, mas é parte fundamental para ter domínio do negócio. Com os registros mensais de números de veículos, rotas, funcionários e despesas fica mais fácil identificar problemas, otimizar processos e reduzir custos.

O objetivo ao longo deste artigo é você entender como fazer controle de frotas de caminhão a partir de um planejamento adequado.

Entenda a realidade da empresa

Inicie colocando na ponta do lápis os números que envolvem toda a logística da sua empresa. Para ter o controle de frotas, é necessário identificar a quantidade de funcionários, veículos, rotas frequentes e todas as esferas envolvidas, como gastos com manutenção, multas e combustível.

Nesta etapa, você pode se basear no histórico dos meses anteriores. Uma boa saída é realizá-la com algum colaborador que já tem conhecimento desses números e pode te auxiliar no planejamento. Esse passo é fundamental para se organizar e descobrir que fazer controle de frotas de caminhão não é complicado.

A partir dos dados em mãos, faça uma análise mais detalhada de cada setor que influencia no controle de frotas de caminhão.

Para fazer o controle de frotas de caminhão comece com um levantamento de informações

Para fazer o controle de frotas de caminhão comece com um levantamento de informações.

Controle de funcionários

A mão de obra utilizada no transporte de cargas faz toda a diferença na gestão da frota. Motoristas com alto índice de infrações não estão preocupados com o financeiro da empresa. Por isso, conhecer o perfil dos funcionários e saber o custo de cada um em atividade é importante.

Você pode fazer uma lista de quem está comprometido, demonstra interesse em crescer e segue as diretrizes compartilhadas pela empresa.

Procure valorizar os funcionários que contribuem dando o feedback de viagens ou sugerindo mudanças. Chame para uma conversa, escute o que ele tem a dizer e demonstre o valor dele. Qualquer colaborador gosta de saber que sua postura é bem vista pelo empregador.

Avalie a viabilidade da empresa realizar capacitações voltadas para a área ou palestras motivacionais para os motoristas. Como em qualquer outra profissão, eles correm riscos e receber dicas de como agir nestes momentos é sempre interessante.

Controle de gastos

O setor financeiro de um negócio sempre exige muitos cuidados. Se você não tem conhecimento das entradas e saídas do mês, dificilmente vai conseguir ter o controle de frotas de caminhão.

No dia a dia das empresas de transporte, boa parte do tempo é gasto com cálculo de rotas, pedágios, combustível e etc. Como são feitos esses processos na sua empresa? Se a resposta for de forma manual, está na hora de mudar.

Invista em ferramentas que simplificam o trabalho e fazem você ter domínio sobre despesas. Algumas ações específicas facilitam o controle dos gastos. Veja as mais básicas:

– Cobrança automática: Os sistemas de cobrança automática de pedágio estão no mercado para evitar que os motoristas desperdicem tempo e combustível parando nas praças durante as viagens. Além disso, reduz os perigos de levar uma alta quantia em espécie na cabine.  Pesquise e escolha um bom fornecedor que faça o serviço, existem empresas que disponibilizam descontos para aquisição em larga escala.

– Cálculo automático: Planejar a melhor rota e automatizar as somas das tarifas de pedágios é essencial se o objetivo é evitar preocupações e bidar. Com algumas ferramentas, como o Qualp Free, basta você informar o ponto de partida e o destino pretendido, em seguida, a ferramenta te retorna com o valor exato que será cobrado nos pedágios do trecho, além de fornecer rotas alternativas e indicar o valor de frete mínimo ANTT. A alternativa é muito eficaz para empresas que precisam calcular muitas rotas.

– Manutenção preventiva: Tenha atenção em manter a sua frota em boas condições de rodagem. Prolongar a manutenção de determinadas peças podem trazer dores de cabeças maiores no futuro.  Se for possível, faça uma reserva financeira só para isso.

Relatórios de veículo

Outra decisão importante para entender como fazer o controle de frotas de caminhão, é manter-se informado sobre a situação dos veículos.

Saiba quantos estão em uso e quais as condições deles. Identifique se houve compra de novos caminhões nos últimos meses e se a aquisição valeu a pena. Além de analisar o potencial deles na estrada, busque saber se o consumo de combustível é baixo ou não.

Veja quais carros mais antigos ainda estão em condições de realizarem longas viagens.

Neste caso, troque experiências com os próprios motoristas. Eles, mais do que ninguém, conhecem o seu meio de trabalho.

Analise os resultados

Todas as informações coletadas ao longo deste planejamento são fundamentais para ter o controle de frotas de caminhão. Principalmente porque, a partir desses dados, você terá um conhecimento aprofundado das esferas que fazem a empresa funcionar. Agora poderá desenvolver estratégias para enxugar custos e tomar decisões com embasamento.

Pense se é válido compartilhá-los com a sua equipe. Com mais gente focada em resolver os problemas, há mais chance do grupo evoluir, economizar e encontrar o caminho para crescer.

Caso o sistema de gestão da empresa ofereça relatórios ou gráficos mensais separe um tempo para analisar os resultados. É interessante detalhar pontos positivos e negativos.

Ferramentas de web e o controle de frotas de caminhão

Como já sugerimos, utilizar de ferramentas para obter com o sucesso o controle de frotas de caminhão pode ser interessante. Muitos softwares disponíveis atualmente agem quase como um braço direito do gestor, identificando problemas e organizando processos.

Dentro da realidade das transportadoras e empresas de logísticas eles garantem controle absoluto sobre tudo que acontece com a frota, como e por onde ela está se deslocando.

Se a sua empresa ainda não conta com essa facilidade, encontre um fornecedor que seja adequado para os serviços de seu interesse. Cuidado com as opções gratuitas. Quando falamos em investir para aperfeiçoar tarefas nem sempre economizar vale a pena.

Indicamos o sistema de gestão KMM, que conta com 3 diferentes versões: Transportador, Embarcador e Jornada de Motorista. Todas as soluções estão adaptada para as necessidades de cada uma das realidades diferentes. As versões para transportador e embarcador contam com funcionalidades que cobrem diversas áreas da empresa, como administração, operação, finanças, tabelas de frete, etc.

O KMM é ideal para médias e grandes transportadoras que precisam gerenciar mais de 50 caminhões. E também para gerenciar médias e grandes embarcadores, que realizam a partir de 1000 carregamentos/mês

Qualp Pro – Calcule várias rotas em poucos minutos

Para concluir e permitir que você entenda mais como fazer o controle de frotas de caminhão ressaltamos a importância de contratar uma ferramenta de cálculo de pedágios automatizados.

O QualP Pro é indicado para transportadoras, embarcadoras e empresas de logísticas, ajudando o administrador a ter mais tempo para atuar em outras áreas do negócio.

Empresas que buscam o controle de frotas de caminhão e que têm um alto volume de viagens mensais devem contar com o QualP Pro. Basta inserir na ferramenta uma planilha com todas as rotas desejadas e aguardar o resultado.

Com o aplicativo Qualp Pro o motorista está seguro em todas as rotas

Com o aplicativo Qualp Pro o motorista está seguro em todas as rotas

A ferramenta de cálculo automatizado faz o trabalho de conferir quais as praças de pedágio e o valor das tarifas que estão no trajeto, além de indicar os postos de combustíveis parceiros. Não é necessário se preocupar também com a atualização de preços das praças de pedágio, pois a equipe do QualP Pro monitora as alterações de valores constantemente.

Novas praças também são cadastradas imediatamente, ou seja, não há motivo para se preocupar com esse tipo de imprevisto na viagem.

Através do aplicativo Qualp Pro, o motorista do caminhão também pode consultar essas informações durante as viagens. Quando houverem mudanças, ele é notificado instantaneamente, evitando surpresas indesejáveis.

O pagamento da ferramenta também é facilitado, no Qualp Pro, o sistema de cobranças é feito por meio de crédito pré-pago. O indicado é adquirir um pacote de créditos de acordo com o volume de viagens realizados. Os valores variam de R$25 a R$12 mil e cada consulta no sistema consome um crédito.

Veja a tabela de valores dos créditos:

Créditos Valor por Crédito Valor do Pacote Desconto
50 R$ 0,50 R$ 25,00 0%
100 R$ 0,45 R$ 45,00 10%
500 R$ 0,40 R$ 200,00 20%
1.000 R$ 0,30 R$ 300,00 40%
3.000 R$ 0,25 R$ 750,00 50%
5.000 R$ 0,20 R$ 1.000,00 60%
25.000 R$ 0,18 R$ 4.500,00 64%
50.000 R$ 0,15 R$ 7.500,00 70%
100.000 R$ 0,12 R$ 12.000,00 76%

Gostou e quer testar a ferramenta? Receba 50 créditos GRÁTIS para começar a calcular agora mesmo

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *